نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی _ اصول نگارش ایمیل انگلیسی

نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی کاری است به ظاهر نه چندان سخت اما پیچیدگی های خاص خود را دارد و در نوشتن آن باید به ریزه کاری های زیادی توجه کرد. با پیشرفت علم و تکنولوژی و گسترش ارتباطات، افراد به راحتی با افرادی دیگر که در کشورها یا قاره های دیگر زندگی می کنند از طریق ایمیل ارتباط برقرار می کنند. پیش تر نامه نگاری ها کاغذی بود و لازم بود که یک نفر به عنوان پست چی نامه ها را جابجا کند اما امروزه از طریق نامه نگاری اینترنتی یا ایمیل کار بسیار آسان شده و هر موقع که بخواهید می توانید با هر نقطه ای از دنیا نامه نگاری کنید. برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی جدای از یادگیری زبان انگلیسی باید نکات و موارد لازم یک ایمیل رسمی را رعایت کنید.

ویژگی های یک ایمیل رسمی چیست؟

در حالت کلی ایمیل ها به دو دسته رسمی و غیر رسمی تقسیم بندی می شوند. گاهی اوقات شما ایمیلی را به یکی از دوستان یا همکاران تان می فرستید. چنین ایمیلی نیازی به استفاده از ساختار خاص و الفاظ رسمی ندارد و هدف فرد صرفا احوال پرسی و صحبتی دوستانه می باشد. اما در ایمیل های رسمی اوضاع متفاوت است. زمانی که شما می خواهید با یک شرکت یا فرد مهمی ارتباط برقرار کنید و یا برای درخواست استخدام، شکایت و مکاتبات کاری، نامه بزنید، این کار را از طریق ایمیل انجام خواهید داد. برای چنین اعمال رسمی، از ایمیل رسمی استفاده می شود. در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی رعایت ترتیب نوشتن هر قسمت و دقت به اصول نامه نگاری ضروری می باشد. در ساختار ایمیل برخلاف نامه نگاری های رسمی، که در آن ها بخش های آدرس گیرنده، آدرس فرستنده و تاریخ نگارش نامه ها ضروری بود، چنین بخش هایی به کلی حذف شده اند. چیزی که در ایمیل های رسمی مد نظر است و باید به آن توجه نمود مشخص بودن بخش های شروع، بدنه اصلی و خاتمه ایمیل است.

نکات کلی قبل از نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی

برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی نکات کلی و مهمی وجود دارد که باید قبل از آغاز نوشتن ایمیل آن ها را بررسی کنید. توجه به این نکات در نوشتن نشان از حرفه ای بودن فرد می دهد.

آدرس الکترونیکی مناسب

شما باید قبل از هر چیز در نوشتن  یک ایمیل رسمی، آدرس الکترونیکی مناسبی داشته باشید. شما ممکن است برای ارتباط با دوستان و آشناهای تان  حساب های کاربری و آدرس های الکترونیکی متفاوتی داشته باشید و برای تان مهم نباشد که  نام یا آدرس تان چگونه باشد. اما برای مکاتبات رسمی اوضاع متفاوت است و باید برای ارسال و نوشتن ایمیل های رسمی از آدرس الکترونیکی مناسبی استفاده کنید. آدرس الکترونیکی مناسب برای چنین شرایطی باید تنها از نام و نام خانوادگی فرد تشکیل شده باشد.

فونت مناسب

نکته دیگری که باید قبل از شروع به نوشتن ایمیل به آن توجه کنید انتخاب فونت مناسب است. شما باید از فونت هایی که معمولا در کتاب ها و روزنامه ها استفاده می شوند در نوشتن ایمیل های رسمی استفاده نمایید. از مهم ترین این فونت ها می توان به موارد زیر اشاره کرد.

Arial

Calibri

Georgia

Times new roman

این فونت ها، فونت های اصلی و پر کاربردی هستند که معمولا در همه ی ایمیل های رسمی از این فونت ها استفاده می شود. اینکه بخواهید در یک نامه رسمی از فونت جدیدی استفاده نمایید باید توجه داشته باشید که، امکان دارد این فونت شما در دستگاه های دیگر پشتیبانی نشود و نامه شما برای گیرنده ایمیل قابل خواندن نباشد.

انتخاب عنوان مناسب برای ایمیل

نکته مهم دیگری که باید برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی به آن توجه کرد، انتخاب عنوان مناسب در قسمت subject line می باشد. اگر عنوان مناسبی انتخاب نکنید یا اینکه اصلا چیزی در این قسمت ننویسید، ممکن است گیرنده را به اشتباه وا دارد و فکر کند که ایمیل حاوی ویروس است و آن را باز نکند. در قسمت subject line  معمولا هدف از نگارش ایمیل به طور خلاصه و در بهترین حالت با 6 تا 10 کلمه پر می شود. در این قسمت باید با توجه به محتوای ایمیل تان موضوع مناسبی را بنویسید.

کوتاهی جملات

کسانی که درگیر یادگیری و آموزش زبان انگلیسی می باشند به خوبی می توانند درک کنند، که در این زبان برخلاف بسیاری از زبان ها، همیشه در مکالمه زبان شان از کوتاه ترین جملات برای بیان منظور شان استفاده می کنند. در ایمیل های رسمی هم به همین گونه هستند و کوتاه بودن جملات در آن ها از نکات مثبت به شمار می رود زیرا باعث می شود خواننده نکات مهم را در نگاه اول  دریابد و وقت کمتری برای خواندن ایمیل صرف کند.

شیوه صحیح نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی

پس از آماده کردن مقدمات لازم از جمله انتخاب فونت و موضوع مناسب و… به نوشتن خود ایمیل و ریزه کاری های آن می رسیم. هر ایمیل از چند بخش ساخته شده که در هر کدام نکات خاص خود را دارد. در ادامه هر کدام از این بخش ها را همراه با مثال و نکات لازم برای تان توضیح خواهیم داد.

مقدمه اولیه ایمیل

بسته به نوع کار و ارتباطی که با طرف مقابل یا گیرنده ایمیل دارید می توانید راه های مختلفی را برای شروع ایمیل انتخاب نمایید. در نامه ها و ایمیل های غیر رسمی و دوستانه می توان برای شروع کار از عباراتی چون dear یا Hey و Hello استفاده کرد. به عنوان مثال dear Ali یا Hello jack. اما در ایمیل های رسمی باید از کلمه Dear  استفاده کرد. مثلا اگر گیرنده شما یک فرد می باشد، باید بعد از کلمه Dear نام خانوادگی وی را ذکر کنید. به عنوان مثال: Dear Mr. Kamangar.

در مواردی که گیرنده برای شما ناشناس می باشد و حتی نمی دانید که چه کسی قرار است ایمیل تان را بخواند، معمولا از عبارت Dear Sir/ Madam به معنی “خانم یا آقای محترم”، استفاده می شود.

بخش دیگر مقدمه، تشکر و قدردانی از دریافت کننده ایمیل می باشد. از این بخش معمولا زمانی استفاده می شود که بیش از یک بار مکاتبه بین طرفین صورت گرفته باشد. در نوشتن ایمیل های رسمی برخلاف  ایمیل های دوستانه و غیر رسمی، نیازی به سلام و احوال پرسی نمی باشد. در این ایمیل ها بعد از خطاب قرار دادن فرد یا نهاد مذکور، می توانید از آن ها بابت نامه ای که قبلا فرستاده اند تشکر کنید. مانند:

Dear Mr. Smith,

Thank you for contacting powers company.

جناب آقای اسمیت، از مکاتبه شما با شرکت پاورز متشکریم.

بدنه اصلی متن ایمیل

مهم ترین بخش هر ایمیلی چه رسمی باشد و چه غیر رسمی، بدنه اصلی آن می باشد. این بدنه خود از بخش های مختلفی تشکیل شده است که باید آن ها را بشناسید و از هرکدام در جای صحیح استفاده نمایید. در ابتدا هدف تان از نوشتن ایمیل را بگویید. که ممکن است این هدف درخواست کاری ، انتقاد و یا هر چیز دیگری باشد. مانند نمونه زیر:

I writing with regard to a job vacancy notice, published in jobs. Com on February 1 st.

پیرو آگهی استخدام که در یکم فوریه در وب سایت jobs منتشر شد، این نامه را می نویسم.

پس از این قسمت به توضیح یا تشریح هدف یا موضوعی که گفته اید بپردازید. چیزی که باید در این بخش به آن توجه کنید این است که باید گفتارتان ساده، روشن، کوتاه و مختصر باشد و به هیچ عنوان نباید از کلمات یا ساختار های مخفف استفاده نمایید زیرا ممکن است برای گیرنده قابل درک نباشند. البته دقت داشته باشید که لحنی را که برای نوشتن ایمیل استفاده می کنید لحنی رسمی و محترمانه باشد.

پس از این قسمت، در انتهای متن تان و قبل از پایان آن، می توانید از طرف مقابله تان بابت خواندن ایمیل تشکر نمایید. مانند:

Thank you for your patience and cooperation.

به خاطر صبر و همکاری شما سپاس گذارم.

یا اینکه به جای تشکر، بخواهید مطمئن شوید که طرف مقابل متن را متوجه شده است. مانند:

I look forward to hearing from you.

منتظر پاسخ شما هستم.

اتمام ایمیل

به اتمام رساندن ایمیل های رسمی با ایمیل های غیر رسمی متفاوت است و از لغات متفاوتی برای هر کدام استفاده می کنیم. البته تمام کردن ایمیل ها انواع مختلفی دارد که در هرکدام از کلمات مختلفی استفاده می شود. مانند نمونه های زیر:

• پایان دادن معمولی

بعد از نوشتن ایمیل با عبارت ساده و محترمانه ای مانند عبارت زیر آن را به اتمام می رسانیم.

Best regards: با تشکر از شما

Sincerely: با احترام

• پایان دادنی که به جواب نیاز دارید

I look forward to hearing from you (soon).

مشتاقانه منتظر پاسختان هستم( بزودی).

• پایان دادن با عذرخواهی

 I hope that is okay ( with you).

امیدوارم شما با این مسئله مشکلی نداشته باشید.

• به اتمام رساندن ایمیل با ذکر ملاقات (حضوری) بعدی

I look forward to seeing / meeting you then.

منتظر دیدارتان هستم. در آینده دیداری خواهیم داشت.

کلام آخر

طرز صحیح نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی و رعایت نکات و ریزه کاری های آن، نیاز به مطالعه و تمرین زیادی دارد و باید دایره لغات تان نیز گسترده باشد تا بتوانید از واژگان مناسبی برای این کار استفاده کنید. ما در این مقاله سعی کردیم نکات کلی لازم را برای نوشتن یک ایمیل رسمی به انگلیسی برای شما توضیح دهیم. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه می توانید به سایت دکتر منوچهرزاده مراجعه نمایید.